Comment choisir la bonne GMAO pour votre équipe

Si vous ne disposez pas encore d’un système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO), il y a de fortes chances que vous utilisiez un système papier ou Excel qui fonctionne plutôt bien. Mais ce n’est pas parce que votre système actuel fonctionne qu’il est idéal. Passer au numérique en adoptant une GMAO peut être un grand pas en avant pour rendre la maintenance de votre établissement moins chère, plus efficace et plus efficiente.

Pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel de GMAO ?

Beaucoup d’équipes de maintenance prennent la mauvaise habitude de réagir aux pannes lorsqu’elles se produisent, plutôt que de mettre en place un plan pour les éviter dès le départ. La meilleure façon de s’éloigner de ce type de maintenance réactive est d’adopter une approche de maintenance préventive – en se concentrant sur la réparation d’une machine avant qu’elle ne tombe en panne, plutôt que de se démener pour la réparer après. Les logiciels de maintenance informatisée peuvent vous aider à mettre en œuvre la maintenance préventive de deux manières :

Il est plus fiable que le suivi de la maintenance dans un calendrier papier ou la programmation des tâches dans Outlook. Vous pouvez définir des notifications basées sur l’heure et le relevé de compteur dans votre GMAO, ce qui rend la maintenance programmée un jeu d’enfant. Le logiciel permet aux techniciens d’enregistrer un problème dès qu’ils le constatent. Cela permet à votre équipe de diagnostiquer le problème et de le réparer avant qu’il ne tombe en panne.

Faire plus avec moins : Une GMAO conserve toutes les informations pertinentes – rapports, demandes de travail, enregistrements, garanties de service et schémas – dans une base de données unique et consultable, ce qui facilite grandement leur recherche. En réduisant le temps que votre équipe passe à trouver et à remplir des documents, vous augmentez le temps consacré à l’entretien des actifs.
Hiérarchisez les ordres de travail : Vous ne disposez pas toujours des ressources nécessaires pour effectuer la totalité du travail. Au lieu de cela, vous êtes obligé de concentrer votre énergie sur les réparations et la maintenance les plus critiques. Une GMAO donne au responsable de la maintenance une vue centrale de tous les ordres de travail à venir et des travaux en cours, afin qu’il puisse déterminer quelles sont ses principales priorités et agir en conséquence.
Se conformer facilement aux réglementations : Le logiciel de GMAO est un excellent moyen d’aider votre entreprise à passer des audits et à respecter les normes de certification et de conformité, car il conserve une base de données centrale des actifs et des procédures et aide les systèmes à fonctionner efficacement. Cela permet de réduire les émissions et les coûts d’exploitation et peut contribuer à rendre votre entreprise éligible à la certification ISO et LEED. Il peut également vous aider à vous conformer aux exigences de maintenance des gouvernements et des clients, à passer des audits et même à bénéficier d’économies sur les polices d’assurance.
Maintenir la responsabilité : Une GMAO permet de savoir très facilement qui est responsable de quel travail dans votre établissement. Elle vous permet de voir toutes les informations relatives à la maintenance en un seul endroit, ce qui vous permet de voir immédiatement quels travaux sont en retard et quels travaux sont en cours, ce qui facilite le suivi des travaux qui prennent trop de temps.

Comment choisir un logiciel de GMAO ?

Maintenant que vous connaissez le pourquoi, voyons le comment. Il n’y a pas de solution unique pour la gestion de la maintenance et des actifs. Il y a trois grands facteurs qui devraient influencer le type de logiciel que vous achetez.

La taille de votre entreprise

Il est important de savoir où vous vous situez sur le marché pour comprendre le logiciel dont vous avez besoin. Si vous êtes une petite entreprise à la recherche d’un simple logiciel de gestion des bons de travail, vous n’avez pas forcément envie d’acheter un logiciel doté de milliers de fonctionnalités. D’un autre côté, si vous êtes une entreprise en pleine croissance, vous ne voulez pas investir dans un logiciel que vous dépasserez en un an.

Facilité d’utilisation, formation et prix

Même si vous trouvez un produit qui convient parfaitement à la taille de votre entreprise, c’est un gaspillage d’argent si personne ne peut l’utiliser. Il est très important de considérer la facilité d’utilisation, de configuration et de mise en œuvre du logiciel avant d’investir.

Examinez des facteurs tels que la formation et l’assistance qui vous sont proposées, pendant et après la mise en œuvre. Les vidéos d’instruction, les guides intégrés au logiciel et les formations sur site peuvent tous vous sauver la vie lorsque vous mettez votre équipe en état de marche avec le nouveau logiciel.

Un autre facteur important à prendre en compte est le prix. Cela peut sembler évident, mais il ne suffit pas de regarder le coût initial du logiciel. Lorsque vous calculez le prix et le retour sur investissement, vous devez prendre en compte le coût sur toute la durée de vie du logiciel, ce qui comprend :

Le cout

le coût de l’importation des données dans le système et de leur intégration à d’autres systèmes d’entreprise
le coût des mises à jour
le coût de la formation et de l’assistance.

La modernité

La technologie progresse à pas de géant, et vous devez vous assurer que votre logiciel est suffisamment souple et adaptable pour évoluer avec le temps. Pour vous assurer d’obtenir un logiciel moderne qui évoluera avec votre entreprise. Pour vous assurer d’obtenir un logiciel moderne qui évoluera avec votre entreprise, recherchez les trois facteurs suivants :

Basé sur le cloud computing : Il est difficile d’exagérer les avantages des logiciels basés sur le cloud (SaaS). Il élimine la complexité de la mise en œuvre d’un logiciel sur site, vous laissant avec une solution instantanément accessible via le Web, avec moins de coûts initiaux, mise à jour automatiquement et disponible à tout moment et en tout lieu.

Mobile : Plus de 71 % des personnes âgées de 18 à 54 ans dans les pays développés possèdent un appareil mobile, ce qui signifie qu’il y a beaucoup de matériel à exploiter pour les entreprises. Et la meilleure façon de tirer pleinement parti des appareils mobiles est d’utiliser une application. Dans un contexte de maintenance, les applications mobiles permettent aux techniciens de soumettre des ordres de travail à la volée et d’activer des outils de productivité tels que les lecteurs de codes QR qui peuvent rapidement scanner les actifs et accéder à l’ensemble de leur historique de maintenance.

API : Une interface de programmation d’applications (API) étend la puissance de votre GMAO et lui permet de communiquer avec d’autres ordinateurs, applications, dispositifs intelligents, capteurs et équipements. Par exemple, vous pouvez utiliser une API pour collecter les relevés de compteurs des équipements et les transférer à votre GMAO, où ils peuvent déclencher des actions telles que des e-mails, des alarmes ou des demandes de service. Vous pouvez également l’utiliser pour synchroniser les données de votre GMAO avec un système ERP en temps réel.